Every incoming invoice,
from inbox to payment, as
one source of truth
Jede eingehende Rechnung –
vom Posteingang bis zur Zahlung – als
eine zentrale Wahrheit
VirtuDesk Invora gives finance a single workspace for incoming invoices: capture them in a central inbox, extract every field with Document AI, match them three-way against ERP-system purchase orders, route approvals by your Grant of Authority, prove internal controls, then post to the ERP and prepare payment – with one live status everyone trusts. VirtuDesk Invora gibt Finance einen einzigen Arbeitsbereich für eingehende Rechnungen: zentral erfassen, jedes Feld per Document AI extrahieren, im 3-Wege-Abgleich gegen ERP-System-Bestellungen prüfen, Freigaben nach Ihrer Grant of Authority routen, interne Kontrollen nachweisen, ins ERP buchen und die Zahlung vorbereiten – mit einem Live-Status, dem alle vertrauen.
Invoices scattered across mailboxes, spreadsheets and the ERP cost you controlRechnungen verstreut über Postfächer, Tabellen und das ERP kosten Kontrolle
When an invoice lives in five systems, nobody knows its real status: is it approved, posted, paid, disputed? VirtuDesk Invora collapses the whole lifecycle into one workspace, so every invoice has a single owner, a single status and a complete trail behind it.Wenn eine Rechnung in fünf Systemen lebt, kennt niemand ihren echten Status: freigegeben, gebucht, bezahlt, strittig? VirtuDesk Invora fasst den gesamten Lebenszyklus in einem Arbeitsbereich zusammen – jede Rechnung hat einen Verantwortlichen, einen Status und eine lückenlose Spur.
| Invoice no. | Received | Supplier | Type | Status | PO number | PO match | Exception |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 204418 | 12.05.2026 | Northwind Office GmbH | PO invoice | Paid | 4500023001 | ✓ Matches | None |
| NW-7781 | 09.05.2026 | Acme Logistics AG | Non-PO | Approved | NPO-2026-0011 | Approval flow | No PO – cost approval |
| 880142 | 14.05.2026 | Globex Cleaning GmbH | PO invoice | Pending | 4500023044 | ✗ Mismatch | Amount variance |
| RG-5520 | 03.05.2026 | Initech Services | PO invoice | Approved | 4500022910 | ✓ Matches | None |
| 2026-118 | 28.04.2026 | Umbrella Supplies Ltd | Non-PO | Paid | NPO-2026-0009 | Approval flow | Small repair |
| 49001 | 06.05.2026 | Soylent Foods AG | PO invoice | Ready | 4500023077 | ⚠ Review | Line price variance |
| SC-3092 | 11.05.2026 | Stark Components | Non-PO | New | NPO-2026-0013 | Approval flow | No PO on repair |
| 7/2026 | 02.05.2026 | Wayne Facility GmbH | Non-PO | Question | NPO-2026-0014 | Approval flow | Reverse charge |
Invoices arrive once, and the data extracts itselfRechnungen kommen einmal an – und die Daten extrahieren sich selbst
One central inboxEin zentraler Eingang
PDFs and emails land in a single AP inbox – no more invoices lost in personal mailboxes.PDFs und E-Mails landen in einem AP-Eingang – keine Rechnungen mehr in persönlichen Postfächern.
Document AI extractionDocument-AI-Extraktion
Supplier, totals, VAT, IBAN, PO number and line items read automatically, with per-field confidence.Lieferant, Summen, USt., IBAN, PO-Nummer und Positionen automatisch gelesen, mit Feld-Konfidenz.
3-way PO match3-Wege-PO-Abgleich
Invoice lines reconcile to the ERP purchase order and goods receipt, flagging any variance.Rechnungszeilen werden gegen Bestellung und Wareneingang im ERP-System abgeglichen, Abweichungen markiert.
Exceptions, not everythingAusnahmen, nicht alles
Low-confidence fields and variances are routed for review; clean invoices flow straight through.Felder mit geringer Konfidenz und Abweichungen gehen zur Prüfung; saubere Rechnungen laufen direkt durch.
SKU 520501
SKU 100585
SKU 472650
Globex Cleaning GmbH
Due 14.06.2026 · EUR
Gross 1.169,76 €
Approvals follow your Grant of Authority – fully adjustable, automaticallyFreigaben folgen automatisch Ihrer Grant of Authority – voll anpassbar
Every invoice is routed by category, cost center and amount to exactly the right approver – no PO required for non-PO spend. Every rule is adjustable: thresholds, routes, approvers, cost-center ownership and the full authorization matrix are configured to your business – nothing is hard-coded. Approvers can approve, reject or raise a question without leaving the invoice.Jede Rechnung wird nach Kategorie, Kostenstelle und Betrag an genau den richtigen Freigeber geroutet – ohne PO für Non-PO-Ausgaben. Jede Regel ist anpassbar: Schwellenwerte, Routen, Freigeber, Kostenstellen-Verantwortung und die gesamte Berechtigungsmatrix werden auf Ihr Unternehmen konfiguriert – nichts ist fest verdrahtet. Freigeber können freigeben, ablehnen oder eine Rückfrage stellen, ohne die Rechnung zu verlassen.
Classify the invoiceRechnung klassifizieren
PO vs non-PO, trade vs non-trade, VAT treatment and cost center are detected up front.PO vs. Non-PO, Trade vs. Non-Trade, USt.-Logik und Kostenstelle werden vorab erkannt.
Select the approval routeFreigabeweg wählen
The Grant-of-Authority matrix picks approvers by amount, cost center and category.Die Grant-of-Authority-Matrix wählt Freigeber nach Betrag, Kostenstelle und Kategorie.
Approve, reject or askFreigeben, ablehnen, rückfragen
Approvers act in one click; a question pauses the invoice and notifies the owner.Freigeber handeln per Klick; eine Rückfrage pausiert die Rechnung und benachrichtigt den Owner.
Tasks land with the right ownerAufgaben beim richtigen Owner
AP, procurement, cost-center and receiving owners each see their own queue and escalations.AP, Einkauf, Kostenstelle und Wareneingang sehen je ihre Queue und Eskalationen.
Approved invoices post straight into your ERP system – ready to payFreigegebene Rechnungen werden direkt ins ERP-System gebucht – zahlbereit
Once an invoice is matched, approved and controlled, VirtuDesk Invora posts it into the ERP system against the linked purchase order and ledger accounts, then assembles the payment proposal – with early-payment discounts and due dates surfaced.Sobald eine Rechnung abgeglichen, freigegeben und kontrolliert ist, bucht VirtuDesk AP sie ins ERP-System gegen die verknüpfte Bestellung und Konten und stellt den Zahlungsvorschlag zusammen – inklusive Skonti und Fälligkeiten.
| Purchase order | Vendor account | Vendor name | Stream | Approval | PO status | Currency |
|---|---|---|---|---|---|---|
| POAT108156 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Approved | Open order | EUR |
| POAT108157 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Approved | Open order | EUR |
| 4500023044 | 100058 | Globex Cleaning GmbH | Non-Trade | Approved | Received | EUR |
| 4500023001 | 255947 | Northwind Office GmbH | Non-Trade | Approved | Received | EUR |
| POAT108127 | 340000025 | M & G Cycles Limited | Trade | Draft | Open order | USD |
No invoice is paid until the controls passKeine Rechnung wird gezahlt, bevor die Kontrollen bestehen
Eight automated key controls run continuously – segregation of duties, duplicate detection, supplier bank-change blocks, PO-change checks and more. Failures block payment; exceptions are owned, evidenced and cleared.Acht automatische Schlüsselkontrollen laufen permanent – Funktionstrennung, Dublettenerkennung, Sperren bei Bankänderungen, PO-Änderungsprüfungen und mehr. Fehler blockieren die Zahlung; Ausnahmen werden zugeordnet, belegt und geklärt.
Built on the tools you already run – orchestrated as one productAuf Ihren vorhandenen Tools aufgebaut – als ein Produkt orchestriert
Central inboxZentraler Eingang
PDF and email ingestion with triage into one AP queue.PDF- und E-Mail-Erfassung mit Triage in eine AP-Queue.
Document AI
Field extraction with per-field confidence and review routing.Feldextraktion mit Konfidenz je Feld und Prüf-Routing.
ERP system
3-way match, posting and payment proposal against POs.3-Wege-Abgleich, Buchung und Zahlungsvorschlag gegen Bestellungen.
Grant of Authority
Amount, cost-center and category-based routing for PO and non-PO.Routing nach Betrag, Kostenstelle und Kategorie für PO und Non-PO.
Role-based dashboardRollen-Dashboard
Queues, due dates and escalation levels per owner group.Queues, Fälligkeiten und Eskalationsstufen je Owner-Gruppe.
8 key controls8 Schlüsselkontrollen
SoD, duplicates, bank-change and PO-change checks with evidence.Funktionstrennung, Dubletten, Bank- und PO-Änderung mit Nachweis.
n8n + RPA
Orchestration, retries and posting with full execution logging.Orchestrierung, Retries und Buchung mit vollständigem Logging.
Full audit trailLückenlose Spur
Timestamps, owners, evidence files and exports for every step.Zeitstempel, Owner, Nachweisdateien und Exporte je Schritt.
“Other tools wanted us to change how we work. Invora was built around our process – our approval matrix, our cost centers, our ERP. It just fit.”„Andere Tools wollten, dass wir uns ändern. Invora wurde um unseren Prozess herum gebaut – unsere Freigabematrix, unsere Kostenstellen, unser ERP. Es hat einfach gepasst.“
The Grant-of-Authority rules are exactly ours – not a template we had to bend to. Approvals land with the right person on the first try.Die Grant-of-Authority-Regeln sind genau unsere – keine Vorlage, die wir verbiegen mussten. Freigaben landen sofort beim Richtigen.
They mapped it to our chart of accounts and our exact controls. Onboarding felt less like buying software and more like getting a process designed for us.Sie haben es auf unseren Kontenplan und unsere Kontrollen abgebildet. Das Onboarding fühlte sich weniger nach Softwarekauf an als nach einem für uns gebauten Prozess.
When we added a new entity and a second currency, the team extended the same tailored flow – no rip-and-replace. That flexibility is why we stayed.Als eine neue Gesellschaft und eine zweite Währung dazukamen, wurde derselbe maßgeschneiderte Flow erweitert – ohne Neuaufbau. Diese Flexibilität ist der Grund, warum wir geblieben sind.
One place to manage every invoice, end to endEin Ort für jede Rechnung – von A bis Z
Capture, extract, match, approve, control, post and pay – tailored to how your business actually works, on top of the ERP and tools you already trust.Erfassen, extrahieren, abgleichen, freigeben, kontrollieren, buchen und zahlen – zugeschnitten auf Ihr Geschäft, auf Basis Ihres vorhandenen ERP und Ihrer Tools.
Finance teams with high invoice volume, approvals and audit needs on any ERP.Finance-Teams mit hohem Rechnungsvolumen, Freigaben und Audit-Bedarf auf jedem ERP.
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