A Swiss professional-services firm billing on hours, headcount and fixed fees
Ein Schweizer Dienstleister, der nach Stunden, Köpfen und Pauschalen fakturiert
The client runs Abacus for operational data and Sage for accounting, issuing between 80 and 100 client invoices every month. Each invoice combines billable hours, payroll counts and fixed fees drawn from contracts — accurate work that had to happen on a fixed monthly cadence, but that tied up two full days of skilled finance time.
Der Kunde nutzt Abacus für operative Daten und Sage für die Buchhaltung und stellt monatlich 80 bis 100 Kundenrechnungen. Jede Rechnung kombiniert abrechenbare Stunden, Personalzahlen und vertragliche Pauschalen — präzise Arbeit im festen Monatsrhythmus, die jedoch zwei volle Tage qualifizierter Finance-Zeit band.
Manual, multi-system invoicing is slow and error-prone
Manuelle, systemübergreifende Fakturierung ist langsam und fehleranfällig
Staff pulled billable hours, payroll counts and fixed fees out of Abacus by hand, built each invoice in Excel, keyed the entries into Sage, then emailed clients one by one. Spread across systems and repeated every month, the process was slow, easy to mistype and hard to audit after the fact.
Mitarbeitende zogen abrechenbare Stunden, Personalzahlen und Pauschalen manuell aus Abacus, bauten jede Rechnung in Excel, erfassten die Buchungen in Sage und mailten Kunden einzeln an. Über Systeme verteilt und monatlich wiederholt war der Prozess langsam, tippfehleranfällig und schwer prüfbar.
What the automation now handles
Was die Automatisierung übernimmt
An attended bridge from Abacus data to a client’s inbox
Eine begleitete Brücke von Abacus-Daten bis in den Kunden-Posteingang
Abacus + contractsAbacus + Verträge
Billable hours, payroll counts and fixed fees are read from Abacus and contract files.
Abrechenbare Stunden, Personalzahlen und Pauschalen aus Abacus und Verträgen.
Automation engineAutomations-Engine
Generates Excel invoices, posts to Sage, sends mail and reconciles — pausing for human checks.
Erstellt Excel-Rechnungen, bucht nach Sage, versendet Mails und stimmt ab — mit Prüfpausen.
Sage
Invoice entries posted to customer ledger accounts, each writing an activity log line.
Rechnungsbuchungen auf Debitorenkonten, jede mit einer Aktivitätslog-Zeile.
Functional mailboxFunktionspostfach
PDF invoices sent to clients from a monitored mailbox, with delivery and bounce tracking.
PDF-Rechnungen aus einem überwachten Postfach, mit Zustell- und Bounce-Tracking.
Reports & insightsBerichte & Insights
Reconciliation and delivery reports plus revenue trends and period-over-period variance.
Abstimmungs- und Zustellberichte plus Umsatztrends und Periodenvergleich.
This is an attended automation by design. The robot does the repetitive work — data pull, invoice build, posting, sending — but pauses at key control points so finance can review a reconciliation before invoices leave the building. Speed never comes at the cost of an unchecked send.
Dies ist bewusst eine begleitete Automatisierung. Der Roboter erledigt die repetitive Arbeit — Datenabruf, Rechnungsbau, Buchung, Versand — pausiert aber an Schlüsselpunkten, damit Finance die Abstimmung prüft, bevor Rechnungen das Haus verlassen. Tempo nie auf Kosten eines ungeprüften Versands.
From Abacus data to a sent invoice — with a checkpoint before send
Von Abacus-Daten zur versendeten Rechnung — mit Prüfpunkt vor Versand
The robot removes the repetitive work — extraction, formatting, posting and sending — while a human validates the reconciliation before anything reaches a client.
Der Roboter entfernt die repetitive Arbeit — Extraktion, Formatierung, Buchung und Versand — während ein Mensch die Abstimmung prüft, bevor etwas den Kunden erreicht.
Generate Excel invoicesExcel-Rechnungen erstellen
Reads Abacus and contract data, builds invoices and stores them in a shared folder.Liest Abacus- und Vertragsdaten, baut Rechnungen und legt sie im Shared Folder ab.
Post entries to SageBuchungen nach Sage
Updates customer ledger accounts and writes an activity log for every entry.Aktualisiert Debitorenkonten und schreibt ein Aktivitätslog je Buchung.
Reconcile & reviewAbstimmen & prüfen
A report compares created invoices to posted entries for immediate human validation.Ein Bericht vergleicht erstellte mit gebuchten Rechnungen zur sofortigen Prüfung.
Send PDFs to clientsPDFs an Kunden senden
Generates PDF invoices and emails them from a monitored functional mailbox.Erstellt PDF-Rechnungen und mailt sie aus einem überwachten Funktionspostfach.
Report & surface insightsBerichten & Insights liefern
A delivery report flags bounces; revenue trends and variance support decisions.Ein Zustellbericht meldet Bounces; Umsatztrends und Varianz stützen Entscheidungen.
Faster billing, with oversight kept exactly where it matters
Schnellere Faktura, mit Kontrolle genau dort, wo sie zählt
Invoicing dashboardFakturierungs-Dashboard
Abacus / Sage / mailEvery key action is logged and reconciled, so human attention shifts from data entry to reviewing discrepancies and validating output. The result is faster, more consistent billing — and a finance team freed for more strategic work.
Jede Schlüsselaktion wird protokolliert und abgestimmt, sodass sich die menschliche Aufmerksamkeit von der Dateneingabe hin zur Prüfung von Differenzen und Ergebnissen verlagert. Das Ergebnis: schnellere, konsistentere Faktura — und ein Team mit Freiraum für strategische Arbeit.
Built as a maintainable billing product, not a monthly scramble
Gebaut wie ein wartbares Faktura-Produkt, nicht wie ein Monatskraftakt
Abacus
Billable hours, payroll counts and fixed-fee data per client and contract.
Abrechenbare Stunden, Personalzahlen und Pauschalen je Kunde und Vertrag.
n8n + RPA
Attended workflow with pause-for-review steps, retries and error handling.
Begleiteter Workflow mit Prüfpausen, Retries und Fehlerbehandlung.
Excel + PDF
Templated Excel invoices stored in a shared folder, rendered to PDF for sending.
Templatebasierte Excel-Rechnungen im Shared Folder, als PDF für den Versand.
Sage
Customer-ledger postings with an activity log for every invoice entry.
Debitorenbuchungen mit Aktivitätslog für jede Rechnung.
Functional mailboxFunktionspostfach
Monitored mailbox for client sends with delivery and bounce tracking.
Überwachtes Postfach für Kundenversand mit Zustell- und Bounce-Tracking.
Control reportsKontrollberichte
Created-vs-posted reconciliation and a per-run delivery report.
Abgleich erstellt-vs-gebucht und ein Zustellbericht je Lauf.
Trends + varianceTrends + Varianz
Revenue trends and period-over-period variance to support financial decisions.
Umsatztrends und Periodenvergleich zur Unterstützung finanzieller Entscheidungen.
Audit-ready storeAudit-fähiges Archiv
All invoices, logs and reports archived for compliance and future reference.
Alle Rechnungen, Logs und Berichte für Compliance und Referenz archiviert.
Turn monthly invoicing into a few supervised hours
Monatliche Faktura als wenige begleitete Stunden
VirtuDesk connects source data, accounting and delivery into one attended flow — fast and consistent, with people kept exactly where judgement matters.
VirtuDesk verbindet Quelldaten, Buchhaltung und Versand zu einem begleiteten Flow — schnell und konsistent, mit Menschen genau dort, wo Urteilskraft zählt.
