Manual payout reconciliation does not scale with e-commerce volume
Manuelle Payout-Abstimmung skaliert nicht mit E-Commerce-Volumen
Payouts aggregate hundreds or thousands of sales, refunds, fees, chargebacks and corrections. Finance then has to prove that every transaction exists in the accounting system, is posted once, carries the right VAT treatment and balances to zero.
Auszahlungen bündeln hunderte oder tausende Verkäufe, Rückerstattungen, Gebühren, Chargebacks und Korrekturen. Finance muss nachweisen, dass jede Transaktion im Buchhaltungssystem existiert, nur einmal gebucht wird, die korrekte Umsatzsteuerlogik trägt und am Ende auf null aufgeht.
What changed operationally
Was sich operativ verändert hat
Reconciliation moved from spreadsheet work into a controlled automation layer with deterministic matching, explicit exception paths and auditable posting logic.
Die Abstimmung wanderte aus Tabellenarbeit in eine kontrollierte Automatisierungsebene mit deterministischem Abgleich, klaren Ausnahmewegen und auditierbarer Buchungslogik.
One of Europe's leading children's bike brands, with finance complexity behind every ride
Eine der führenden Kinderfahrradmarken Europas, mit Finance-Komplexität hinter jeder Fahrt
woom is a major direct-to-consumer children's bike brand selling across countries, currencies and payment providers. The automation connects the customer-facing e-commerce operation with the accounting reality behind payouts, VAT, refunds, fees and ERP posting.
woom ist eine bedeutende Direct-to-Consumer-Marke für Kinderfahrräder und verkauft über Länder, Währungen und Zahlungsanbieter hinweg. Die Automatisierung verbindet den sichtbaren E-Commerce mit der buchhalterischen Realität hinter Payouts, Umsatzsteuer, Rückerstattungen, Gebühren und ERP-Buchungen.
A controlled bridge between payment platforms and Microsoft Dynamics 365
Eine kontrollierte Brücke zwischen Zahlungsplattformen und Microsoft Dynamics 365
The solution separates orchestration, data persistence, reconciliation logic, ERP posting and reporting – maintainable, but still able to handle real accounting edge cases.
Die Lösung trennt Orchestrierung, Datenhaltung, Abstimmungslogik, ERP-Buchung und Reporting – wartbar und trotzdem fähig, echte buchhalterische Sonderfälle abzubilden.
Payment sourcesZahlungsquellen
Shopify Payments, PayPal and other gateways provide payout, transaction and fee data through APIs.
Shopify Payments, PayPal und weitere Anbieter liefern Payout-, Transaktions- und Gebührendaten über APIs.
OrchestrationOrchestrierung
45 workflows control ingestion, matching, exception routing, approvals and posting readiness.
45 Workflows steuern Import, Abgleich, Ausnahmewege, Freigaben und Buchungsbereitschaft.
Data layerDatenebene
PostgreSQL stores payouts, transactions, GL data, ERP voucher numbers and audit fields per company.
PostgreSQL speichert Payouts, Transaktionen, GL-Daten, ERP-Belege und Audit-Felder je Gesellschaft.
Dynamics 365 postingDynamics 365 Buchung
A Python bot uses Selenium for UI-only operations and OData for pre-flight checks and GL sync.
Ein Python-Bot nutzt Selenium für UI-only Schritte und OData für Vorabprüfungen und GL-Sync.
Reporting layerReporting-Ebene
A web dashboard exposes reconciliation status, exception categories, trends and audit exports.
Ein Web-Dashboard zeigt Abstimmungsstatus, Ausnahmekategorien, Trends und Audit-Exporte.
Dynamics 365 does not expose every required accounting operation through API. VirtuDesk combined UI automation for ERP-only tasks with OData checks where API access is safer and faster, including duplicate-posting prevention before the final posting action.
Dynamics 365 stellt nicht jede benötigte Buchungsoperation per API bereit. VirtuDesk kombinierte UI-Automatisierung für ERP-only Schritte mit OData-Prüfungen dort, wo API-Zugriff schneller und sicherer ist, inklusive Schutz vor Doppelbuchungen vor der finalen Buchung.
Every payout is reconciled at transaction level before it counts as closed
Jeder Payout wird auf Transaktionsebene abgestimmt, bevor er als geschlossen gilt
The system never forces a posting when something is unclear. Sales, refunds, fees, credit notes, partial refunds and FX differences each follow their own rule path. Unresolved items go to manual review with context.
Das System erzwingt keine Buchung, wenn ein Fall unklar ist. Verkäufe, Rückerstattungen, Gebühren, Gutschriften, Teilrückerstattungen und FX-Differenzen haben eigene Regelpfade. Offene Fälle gehen mit Kontext zur manuellen Prüfung.
Fetch payout and transaction linesPayout und Transaktionszeilen abrufen
OAuth2, pagination, gateway-specific limits and timezone-aware periods.OAuth2, Paginierung, anbieterspezifische Limits und zeitzonengenaue Perioden.
Match sales and refunds to ERP entriesVerkäufe und Rückerstattungen mit ERP abgleichen
Oldest-first pools, 0.01 tolerance, no reused matches.Oldest-first Pools, 0,01 Toleranz, keine mehrfach genutzten Treffer.
Classify accounting casesBuchungsfälle klassifizieren
Fees, credit notes, partial refunds, FX and payout corrections.Gebühren, Gutschriften, Teilrückerstattungen, FX und Payout-Korrekturen.
Run the posting gateBuchungsgate ausführen
Pre-flight duplicate checks, amount validation and exception control.Dublettenprüfung, Betragsvalidierung und Kontrolle offener Ausnahmen.
Post and prove balance equals zeroBuchen und Saldo null nachweisen
A payout is closed only when the settlement balance reconciles to 0.00.Ein Payout wird erst geschlossen, wenn der Abrechnungssaldo 0,00 ergibt.
The automation is designed to stop risky accounting, not hide it
Die Automatisierung soll riskante Buchungen stoppen, nicht verstecken
Reconciliation quality dashboardDashboard für Abstimmungsqualität
D365 / Shopify / PayPalThe ROI was visible within 3 months: beyond the 80 hours of manual work removed, the quality layer surfaced unexpected VAT inconsistencies and revenue-leakage risks that were hard to detect inside aggregated payouts.
Der ROI war innerhalb von 3 Monaten sichtbar: Neben den 80 eingesparten Stunden machte die Qualitätsebene unerwartete USt.-Abweichungen und Umsatzverlust-Risiken sichtbar, die in Sammelauszahlungen schwer zu erkennen waren.
Built as a maintainable finance automation product, not a one-off script
Gebaut wie ein wartbares Finance-Automation-Produkt, nicht wie ein Einmalskript
The implementation combines workflow orchestration, resilient API handling, ERP-aware posting automation and a reporting layer that gives finance users daily visibility.
Die Umsetzung kombiniert Workflow-Orchestrierung, robuste API-Verarbeitung, ERP-bewusste Buchungsautomatisierung und ein Reporting mit täglicher Transparenz.
n8n
45 workflows, batching, polling, approvals and exception routing.
45 Workflows, Batching, Polling, Freigaben und Ausnahmewege.
Python + Selenium
Headless posting bot with retry strategy, MFA-aware profile and screenshots.
Headless-Buchungsbot mit Retry-Strategie, MFA-fähigem Profil und Screenshots.
Dynamics 365
Dual-path integration: UI automation for missing API actions and OData for checks.
Zwei Wege: UI-Automation für fehlende API-Aktionen und OData für Prüfungen.
PostgreSQL
Company-specific schemas, migrations, audit columns and GL synchronization.
Gesellschaftsspezifische Schemas, Migrationen, Audit-Spalten und GL-Sync.
Shopify + PayPal
OAuth2, full pagination, timezone handling and provider-specific rate limits.
OAuth2, vollständige Paginierung, Zeitzonenlogik und anbieterspezifisches Rate-Limiting.
SvelteKit + Chart.js
8 views, 40+ KPIs, reconciliation categories, CSV export and responsive access.
8 Ansichten, 40+ KPIs, Abstimmungskategorien, CSV-Export und responsive Nutzung.
REST API + service
Task queue, job history, timeouts, logs and controlled background execution.
Task-Queue, Job-Historie, Timeouts, Logs und kontrollierte Hintergrundausführung.
Multi-companyMulti-Company
Repeatable rollout for additional entities, currencies and payment sources.
Wiederholbares Rollout für weitere Gesellschaften, Währungen und Zahlungsquellen.
Turn finance reconciliation into a measurable, auditable process
Machen Sie Finance-Abstimmung messbar und auditierbar
This case study shows how VirtuDesk connects existing systems instead of replacing them: payment platforms, ERP records, workflow automation and reporting working together as one controlled operating model.
Diese Case Study zeigt, wie VirtuDesk bestehende Systeme verbindet, statt sie zu ersetzen: Zahlungsplattformen, ERP-Daten, Workflow-Automation und Reporting als ein kontrolliertes Betriebsmodell.
